Una agencia productiva es una agencia que funciona correctamente. Sin embargo, es fácil decir que nuestra agencia es productiva, pero bastante más complicado es corroborarlo.
Sí, cumplir los plazos de entrega y no tener que hacer horas extraordinarias para poder acabar con un trabajo es una buena señal. Pero no es necesariamente señal de ser productivos o, por lo menos, no todo lo productivos que podemos ser.
Mejorar la productividad es uno de los objetivos que deberías tener a mediano plazo. Repercutirá desde el punto de vista laboral, pero también en gastos y, de manera indirecta, también en los ingresos. Puede incluso mejorar el ánimo o la motivación de los demás trabajadores.
A continuación, explicaremos brevemente qué es la productividad. Además, una lista de 5 softwares que, de distintas maneras, pueden ayudarte a ser más productivo
Índice
¿Qué es la productividad?
La productividad en sí es una herramienta de medida económica. No se trata de una clasificación que nos dice si somos o no productivos, simplemente mide cuántos servicios o productos se han producido con los recursos disponibles en un determinado periodo.
Por tanto, si calculamos la productividad, veremos como resultado un número que debemos analizar y saber interpretar.
Podemos estar satisfechos con el nivel de productividad de nuestra agencia o podemos ser más exigentes porque confiamos que nuestro equipo puede todavía mejorar.
Si con los mismos recursos en 3 horas podemos hacer lo que antes hacíamos en 4, esa hora restante puede ser un nuevo cliente y, por tanto, nuevos ingresos.
También puede ser una hora libre para dedicar al ocio o a asuntos personales. Es importante saber encontrar el equilibrio entre el trabajo y la vida fuera de él. Por nuestro bien y el de todo el equipo.
5 programas que te ayudarán a mejorar la productividad
Antes de decidir cómo dedicar el tiempo extra, tenemos que ver como llegar a aumentar nuestra productividad. Para eso, hemos seleccionado 5 programas que, desde distintos aspectos, pueden ser de gran ayuda para aumentar la productividad:
1. Klippa
Un documento digital o electrónico es un archivo creado desde 0 desde un programa, con todos sus metadatos y datos perfectamente legibles, catalogables y fáciles de encontrar.
Por el contrario, un documento digitalizado es un documento en papel que ha sido escaneado o al que se le ha realizado una foto. Es básicamente una imagen, con la que apenas se puede trabajar.
A día de hoy, todavía hay clientes que no saben a qué nos referimos cuando hablamos de documentos digitales. Perdemos mucho tiempo teniendo que lidiar con imágenes que no podemos leer, difíciles de buscar y, sobre todo, de manipular.
La solución a todos estos problemas es la API OCR de Klippa. Una herramienta disponible 24/7 en la que nosotros solamente debemos subir la imágen digitalizada, y recibiremos en pocos segundos un documento electrónico al 100%.
No solo detecta el texto y lo transcribe, también los campos de cada documento ―factura, recibo, pasaporte, contrato, etc.― de modo que sean fáciles de encontrar y exportar a nuestra base de datos.
Soportan los formatos de entrada de imágenes más comunes y nos permite exportarlos en otros formatos más cómodos y útiles como JSON, CSV o XSLX. Además, desde su propia API podemos compartir los documentos ya digitales con quien queramos.
2. Piktochart
La imagen es algo muy importante. No solo la imagen que genera nuestra agencia, sino también la imagen como recurso para llamar la atención sobre un determinado tema o para hacer que lo que queremos comunicar sea más claro.
A menudo tendremos que realizar presentaciones sobre un tema determinado y lo último que queremos es que las personas que la vean se dispersen o pierdan interés. Si quieres que tus presentaciones suban de nivel, tienes que empezar a utilizar Piktochart.
Piktochart te ayudará a realizar presentaciones completamente estimulantes y llamativas en muy pocos pasos. Lo que con un programa de diapositivas u hoja de cálculo tardarías horas, con Piktochart lo puedes realizar en minutos.
Tienen plantillas ya creadas que puedes personalizar y acceder a miles de recursos gratuitos de alta calidad. De modo que puedes compaginar mapas o gráficos de datos, con imágenes e ilustraciones para hacerla más llamativa.
Si necesitas consejos para crear infografías, Piktochart es la herramienta ideal. Tienen plantillas para casi todo tipo de situaciones y sus herramientas te ayudarán a tener una infografía impecable en poco tiempo, sin necesidad de conocimientos de diseño.
Pasarás de gastar horas en presentaciones y publicaciones aburridas a crear infografías que informan, gustan y captan la atención de los usuarios en pocos pasos gracias a Piktochart.
3. Trello
Es normal que en una agencia tengamos miles de tareas que realizar. Algunas de manera individual, otras de forma colectiva. Cada una con su plazo e información, lo que puede llegar a ser un caos. Sobre todo porque, a menudo, debemos llevar a cabo estas tareas de forma simultánea.
En estos casos, la organización es clave. Necesitamos tener todas las tareas a realizar en orden, de manera clara y accesible. Trello es la herramienta ideal para agilizar procesos. Se trata de un tablero virtual en el que podemos volcar todo lo que tenemos aún pendiente de realizar y aquello que estamos llevando a cabo en todo momento.
Para acceder a Trello, solo necesitas una conexión a internet. No importa donde te encuentres ni en qué momento, puedes consultar toda la información en tiempo real.
Funciona con tarjetas: cada tarjeta es una tarea. Cada tarea tiene su título, fecha de entrega, participantes e información relevante. Pueden ser imágenes, enlaces, notas, textos, videos, etc. todo tipo de documento que nos sirva para poder llevar a cabo la tarea de la mejor manera posible.
Trello te ayuda a mantener el orden. De este modo, no solo no te olvidarás de ninguna tarea pendiente, sino que ahorrarás una gran cantidad de tiempo en cada tarea. La organización y visualización de las tareas pendientes es el punto de partida ideal si quieres mejorar la productividad.
4. Slack
Si algo hemos aprendido en estos últimos dos años, es que tenemos que estar preparados para trabajar en forma remota de la misma manera que lo hacemos de forma presencial.
Por eso, ante imprevistos, debemos tener una manera de poder comunicarnos y trabajar conjuntamente desde distintos lugares. Slack es la herramienta de comunicación laboral definitiva.
Se trata de una de las herramientas más populares ya que tiene varias funcionalidades que la convierten en un software extremadamente útil. Podemos chatear por texto, audio, hacer videollamadas o compartir documentos y enlaces en tiempo real con todos los miembros del equipo.
Otra de sus ventajas, es que se integra con otras herramientas como Google Drive, Dropbox, Trello o Twitter. De esta manera no tenemos que estar controlando todos estos programas a diario, solamente si tenemos una notificación en Slack.
Además, se pueden crear grupos para hacer más dinámico el trabajo y la comunicación e incluso crear respuestas automatizadas y flujos de trabajo para ahorrar tiempo en tareas periódicas y repetitivas
5. Toggl
La productividad no es algo que podemos mejorar en pocos días. Es lógico querer despertarse un día y ver que mágicamente la agencia trabaja de manera mucho más productiva por arte de magia, pero es imposible. Es un trabajo a largo plazo y el uso de las herramientas que hemos mencionado hasta ahora puede ser de gran ayuda.
Sin embargo, queremos ver resultados. Queremos saber si efectivamente la situación está mejorando. Es difícil mejorar nuestra productividad si no sabemos cuánto tiempo dedicamos a cada tarea. Para poder saberlo existe Toggl.
Toggl es una herramienta muy sencilla que nos permite saber exactamente cuánto tiempo dedicamos a cada tarea. Si bien su funcionamiento es manual ―nosotros marcamos el inicio y el final― resulta muy útil para medir resultados y darnos una motivación para mejorar.
En Toggl podemos crear distintos proyectos, para contabilizar de manera individual cada uno de ellos. Una vez terminado, los datos aparecen automáticamente en los informes. Estos informes, además, son muy útiles porque nos permiten ver claramente si estamos mejorando nuestra productividad o estamos estancados.
Lo realmente importante que tiene Toggl es que puede integrarse con todas las aplicaciones más populares, incluyendo Trello o Slack, por mencionar algunas de las que hemos hablado anteriormente.
En definitiva, no hay una fórmula mágica para mejorar la productividad y ahorrar tiempo realizando tareas. Todo se basa en analizar la situación actual y tomar medidas específicas que sean beneficiosas para todos.
Estas herramientas pueden ser un buen punto de partida que, además, nos permitirán comprobar y medir realmente si están dando sus frutos o si debemos hacer algunas modificaciones.
Si implementamos de manera óptima estas herramientas, no hay dudas de que en poco tiempo la agencia empezará a ser más productiva.
