Lo cierto es que hoy en día, las herramientas online para la gestión de proyectos en equipo se han convertido en un indispensable independientemente del sector en el que te encuentres: startups, empresas de marketing, publicidad, automoción, tiendas…

Gracias a estas aplicaciones puedes no solo organizar las tareas, sino también mantenerte en contacto permanente con el resto de integrantes sin necesidad de tener que preparar reuniones presenciales.

Por eso, si crees que ha llegado el momento de empezar a utilizarlas, pero no sabes por dónde empezar, te recomendamos que leas con atención este post, porque te vamos a sacar de dudas y te vamos a mostrar cuatro de las mejores herramientas para que puedas gestionar tareas y proyectos con tu equipo.

¿Cuáles son las ventajas de las herramientas online para la gestión de proyectos en equipo?

Aunque ya te dimos algunas pistas más arriba, las aplicaciones que te ayudan a coordinar tareas y proyectos en remoto te ofrecen numerosas ventajas. ¿Sabes cuáles son?

Optimizas la productividad

Utilizar herramientas online para la gestión de proyectos es sinónimo de productividad y eficiencia ya que te permiten trabajar de forma ordenada y priorizando las tareas más importantes. Por supuesto, también te ayudan a tener una visión global de todos los proyectos que estás llevando a cabo en tu empresa, con lo que mejorarás la reacción ante los imprevistos.

Puedes comprobar la rentabilidad de cada proyecto

Las herramientas de gestión de proyectos en remoto te servirán para conocer los tiempos de ejecución de cada tarea. De esta forma sabrás si son rentables o no, si tienes que modificar tus objetivos o cambiar tus rutinas o las de tu equipo.

La comunicación se vuelve más ágil

Evidentemente, con este tipo de aplicaciones tendrás un contacto mucho más directo con tu equipo sin tener que preparar reuniones cada poco tiempo. Piensa que muchas de las herramientas te permiten asignar directamente las tareas y ver los avances a medida que se vayan completando.

Muchas de las herramientas tienen una versión gratuita

El aspecto económico es otra de las ventajas de los programas de gestión. De hecho, muchas de ellas son gratuitas o, al menos, tienen una versión sin coste con numerosas funcionalidades.

Las cuatro mejores herramientas online para la gestión de proyectos en equipo

Antes de elegir una aplicación para gestionar proyectos y tareas en remoto, es importante que te plantees cuáles son tus necesidades.

Hoy en día existen infinidad de herramientas para todos los gustos, pero primero, es fundamental que pienses bien en tus objetivos y en los aspectos de tu negocio que quieres optimizar. Una vez lo tengas claro, te será más fácil escoger el programa que más se ajuste a tus requisitos y después, solo te quedará comprobar cómo te adaptas a él. Si la experiencia no es buena, tranquilo, porque tendrás un amplio abanico de posibilidades entre las que elegir.

Y, ahora sí, vamos a ver cuáles son las mejores herramientas online para la gestión de proyectos en equipo. ¡Vamos allá!

Slack

Como seguramente ya te habrás dado cuenta, los emails no son una buena forma de comunicación si necesitas coordinar un proyecto. Al final, estas cadenas interminables de correos acaban provocando retrasos, malentendidos y desorganización. Por eso, si lo que necesitas es una herramienta tipo chat para hablar con tu equipo de trabajo, Slack es para ti.

Además, con Slack también podréis mandar archivos adjuntos y tendréis todo en un mismo lugar, sin tener que rebuscar entre infinidad de correos.

Trello

Trello es una de las herramientas online para trabajar en equipo más conocidas actualmente y, por supuesto, es gratuita.

Con ella podrás organizar tus proyectos de una forma muy sencilla y visual, asignando tareas y viendo su evolución, desde aquellas que están en proceso hasta las que se han finalizado. De hecho, una de sus funcionalidades consiste mandar notificaciones por mail de los cambios que se vayan haciendo en los proyectos para que todos estén al tanto de las novedades.

Para empezar a trabajar con Trello basta con ir creando diferentes tableros y dentro de cada uno, incluir una lista de quehaceres con diferentes especificaciones (plazo de entrega, tiempo estimado de ejecución…). Por supuesto, también podrás subir archivos de todo tipo y vincularlos con una tarea concreta, escribir comentarios o hablar con el resto del equipo.

Con Trello puedes asignar tareas a cada persona, ver su progreso y optimizar el tiempo dedicado al trabajo

Asana

Aunque Asana no es tan conocida como Trello, lo cierto es que es una aplicación más completa y con más funcionalidades.

Para empezar, con esta herramienta tienes la posibilidad de hablar con todos los integrantes de tu equipo en un chat general, es decir, al igual que ocurre con Slack, evitas tener que mandar correos electrónicos innecesarios. ¿Otra ventaja? Asana te muestra automáticamente la progresión en cada proyecto que tengas, algo muy útil que te ayudará a planificarte mejor.

Asana se divide en espacios de trabajo, proyectos y tareas. Los primeros son, por ejemplo, los diferentes departamentos o servicios en los que quieras dividir tu negocio. Por ejemplo, si tienes una empresa de marketing podrían ser “Redacción”, “Publicidad”, “Redes sociales”… Una vez creados, solo tienes que ir añadiendo los proyectos y, finalmente, las tareas vinculadas a cada uno de los proyectos.

Kanban Flow

Kanban Flow es una herramienta online para la gestión de proyectos en equipo muy parecida a Trello, ya que con ella puedes crear diferentes listas de tareas y compartirlas con otras personas.

La principal diferencia con Trello es que incluye un temporizador Pomodoro, una técnica perfecta para mejorar la productividad. Este método, creado en 1980 por Francesco Cirillo, divide el tiempo en intervalos de 25 minutos (llamados pomodoros) durante los cuales se trabaja. Después de cada uno de ellos existe un descanso de cinco minutos y, cada cuatro pomodoros, se realiza una pausa más larga.

Una de las ventajas de Kanban Flow es que incluye un temporizador Pomodoro

¿Qué te parecen estas herramientas de gestión? ¿Tienes ya alguna favorita? Por supuesto, si necesitas ayuda para llevar a cabo tus proyectos de marketing online, no tienes más que contactar con nosotros, ya sea para para realizar campañas publicitarias, diseñar tu web o mantener al día tu blog corporativo. Dinos qué necesitas y nosotros te guiaremos durante todo el proceso.